Outlook down: che cosa succede e come si prepara un’azienda al blocco della posta

Da giovedì 12 novembre Outlook è down in molti Paesi e venerdì mattina il servizio non è ancora regolare. Le caselle di Microsoft 365 possono non aprirsi oppure ricevere i messaggi in ritardo. Microsoft spiega che molti dei suoi server di posta sono andati fuori servizio all’improvviso e che quelli rimasti non hanno retto il carico. Di attività malevole dietro il guasto, scrive, non è a conoscenza. Per un’impresa che lavora con Microsoft 365 le mosse che contano di più sono quattro: lasciare com’è la configurazione della posta, portare le comunicazioni urgenti su un secondo canale, mettere in guardia il personale sui messaggi sospetti e segnare gli orari del fermo.

Quadro aggiornato venerdì 13 novembre 2026 alle 10:00. Il fermo continua e i dettagli possono cambiare ancora.

Che cosa è successo a Outlook?

Il problema nasce in Exchange Online, la parte di Microsoft 365 che gestisce le caselle di aziende, studi ed enti. Gli incidenti aperti da Microsoft sono due. Il primo ha il codice EX1550543, riguarda la posta e parte ufficialmente dalle 17:17 di giovedì, ora italiana. Il secondo, MO1550821, copre gli altri servizi di Microsoft 365 che si appoggiano alla posta.

Negli uffici il fermo si è visto un’ora più tardi. Downdetector, il sito dove gli utenti segnalano i malfunzionamenti, ha contato per Outlook oltre 130.000 segnalazioni poco dopo le 19. Nel giro di un’ora ne erano arrivate da 74 Paesi e territori. È un dato fatto di segnalazioni spontanee: il numero delle caselle coinvolte Microsoft non l’ha comunicato.

In un primo momento Microsoft ha indicato le Americhe, poi ha esteso l’avviso agli utenti di ogni parte del mondo. Le testate che hanno consultato Downdetector riferiscono per l’Italia da oltre mille a oltre duemila segnalazioni, di nuovo in aumento venerdì mattina alla riapertura degli uffici. I disagi maggiori sono stati raccontati fuori dall’Europa. Negli Stati Uniti più uffici pubblici hanno avvertito i cittadini che le risposte sarebbero arrivate in ritardo. In Australia il guasto ha toccato scuole, tribunali e uffici federali. In Giappone, che è otto ore avanti rispetto all’Italia, vari ministeri hanno lavorato senza posta per buona parte della giornata di venerdì.

Che cosa non funziona e che cosa resta in piedi?

Secondo Microsoft il guasto colpisce le funzioni che passano da Exchange Online. Quelle che non ne dipendono, precisa, continuano a lavorare.

• Posta. La casella può risultare irraggiungibile da Outlook sul web, dal programma installato sul computer e dal telefono. I messaggi possono arrivare in ritardo.
• Calendario e inviti. Dentro Teams possono dare errore il calendario, gli inviti e la pianificazione delle riunioni.
• Copilot. L’assistente può restare muto e non riesce a leggere posta, calendario e file.
• Amministrazione e sicurezza. Alcune pagine del centro di amministrazione possono restare vuote. Risultano colpite anche funzioni di Defender per Office 365, lo strumento che esamina link e allegati dei messaggi.

Restano disponibili, sempre secondo Microsoft, chiamate, riunioni, chat e canali di Teams, insieme ai file archiviati in SharePoint.

Qual è la causa secondo Microsoft?

La causa di fondo Microsoft non l’ha ancora indicata. La renderà nota, promette, con un rapporto dopo la chiusura dell’incidente. Per ora ha spiegato la dinamica. Molti server sono andati fuori servizio di colpo. Il traffico si è riversato su quelli ancora attivi e li ha saturati. I server rimessi in linea tornavano a bloccarsi non appena ricevevano connessioni.

Fra giovedì sera e la notte i tecnici hanno spostato il traffico su altre sedi, riavviato le macchine, fermato gli aggiornamenti in calendario e cominciato a ritirare una modifica recente alla configurazione della rete. In diversi messaggi Microsoft ha riconosciuto che gli interventi non producevano il risultato previsto. Alle 7:57 di venerdì definiva ancora marginali i progressi. Il messaggio delle 8:29 parla invece di server più stabili, dopo una correzione installata su una parte dell’infrastruttura. Nell’aggiornamento successivo, uscito poco dopo le 9, Microsoft conferma il miglioramento e scrive di avere avviato l’estensione della correzione, a partire dalle regioni del mondo che sono in pieno orario di lavoro o stanno per entrarci. Manca ancora una previsione sui tempi del ripristino.

È un attacco informatico?

Finora a Microsoft non risulta. Nei comunicati ufficiali scrive che non è a conoscenza di attività malevole dietro l’incidente. La formula non chiude la questione, perché la causa di fondo resta da spiegare. Per la continuità del lavoro la differenza è piccola. Il fermo di un fornitore blocca l’attività quanto un attacco e va messo in conto con lo stesso metodo.

Che cosa fare subito in azienda?

1. Controllare la fonte ufficiale. Lo stato dei servizi è pubblicato su status.cloud.microsoft. Chi amministra Microsoft 365 trova l’incidente anche nel centro di amministrazione, alla pagina Integrità dei servizi, con i codici EX1550543 e MO1550821.
2. Lasciare stare la configurazione. Il difetto sta nei server di Microsoft. Cambiare le password, scollegare e ricollegare gli account o reinstallare Outlook non porta a niente e rende più lungo il rientro. Vale anche per le impostazioni di dominio della posta: toccarle durante il guasto rischia di creare un secondo problema.
3. Indicare a tutti un solo canale di riserva. Le urgenze passano dal telefono e, dove sono in uso, dalle chat e dalle chiamate di Teams, che Microsoft dà per funzionanti. Chi aspetta una risposta dall’azienda va avvisato subito, con una telefonata o un messaggio.
4. Mettere in guardia il personale sui messaggi sospetti. Con la posta possono essere fuori servizio anche i controlli automatici su link e allegati. In Australia e a Singapore alcune banche hanno già avvertito i clienti: i truffatori possono spacciarsi per assistenza tecnica e proporre di risolvere il guasto di Microsoft. La regola da dare ai dipendenti è una: nessuno reimposta la password, comunica codici o lascia collegare un estraneo al proprio computer perché lo chiede una telefonata, un’email o un SMS. Chi teme di avere già dato la password a qualcuno avvisa subito il responsabile informatico, che la fa cambiare.
5. Segnare orari e utenti coinvolti. Serviranno per chiedere a Microsoft il credito sul canone, descritto più avanti, e per calcolare a consuntivo il costo del fermo.
6. Evitare gli invii ripetuti. Il programma Outlook sul computer tiene i messaggi nella Posta in uscita e li spedisce al ritorno della connessione. Le copie multiple confondono chi le riceve.

Che cosa controllare quando la posta torna?

Microsoft parla di ritardi nella consegna e non di messaggi andati persi. Mancano però garanzie e manca una stima dei tempi per consegnare i messaggi rimasti in attesa. Alla ripresa del servizio servono tre verifiche.

• La Posta in uscita di chi ha lavorato nelle ore del fermo, per scoprire eventuali messaggi mai partiti.
• Ordini, offerte e scadenze che hanno viaggiato via email fra giovedì sera e venerdì. Per quelli che contano basta una telefonata per avere conferma.
• I messaggi ricevuti a guasto in corso, da aprire con più prudenza del normale: una parte dei controlli automatici poteva essere spenta.

Come ci si prepara al prossimo blocco?

Fermi lunghi così ce ne sono già stati quest’anno. A gennaio un guasto di Microsoft 365, posta compresa, è durato quasi dieci ore. Tra la fine di agosto e l’inizio di settembre i disservizi sono andati avanti per circa tre giorni. Chi affida tutta la posta a un unico fornitore deve aspettarsi ogni tanto una giornata simile e stabilire in anticipo come si lavora nel frattempo. Servono quattro decisioni, da prendere a mente fredda.

• Un canale d’emergenza concordato. Ognuno deve sapere dove ritrovarsi quando la posta è ferma e chi avvisa i clienti.
• I contatti in un posto diverso dalla posta. Telefoni e indirizzi di clienti, fornitori e consulenti in un elenco consultabile anche con Microsoft 365 spento.
• Una casella di scorta. Aperta presso un secondo fornitore, per la direzione e per chi cura i rapporti esterni, riservata alle emergenze.
• Chi decide e chi comunica. Un responsabile che fa scattare il piano di riserva e un testo già scritto per clienti e fornitori.

Sono le stesse decisioni che impone un incidente informatico vero. L’azienda che le ha già messe per iscritto in un piano le ritrova pronte anche davanti al guasto di un fornitore.

Che cosa prevede il contratto con Microsoft?

Nell’accordo sul livello di servizio, edizione del 1° novembre 2026, Microsoft si impegna a tenere la posta disponibile per il 99,9% del mese. Quando il servizio scende sotto quella soglia il cliente può domandare un credito sul canone mensile.

• Sotto il 99,9% il credito vale il 25%.
• Sotto il 99% vale il 50%.
• Sotto il 95% vale il 100%.

Su un mese di trenta giorni lo 0,1% corrisponde a circa 43 minuti. Con tutti gli utenti fermi per oltre 7 ore e 12 minuti un’azienda scende sotto il 99%. Il calcolo riguarda soltanto gli utenti davvero colpiti e l’ultima parola spetta a Microsoft.

Tre avvertenze. Il credito va richiesto, perché Microsoft non lo riconosce d’ufficio: la domanda si presenta all’assistenza con orari, durata, utenti coinvolti ed errori rilevati. Per questo fermo il termine è il 31 dicembre 2026. L’accordo non prevede altri rimedi, quindi restano scoperti i mancati ricavi e i costi dell’interruzione. Chi ha acquistato le licenze tramite un rivenditore fa bene a chiedergli subito la procedura.

In sintesi

• Outlook down da giovedì 12 novembre: venerdì 13 alle 10:00 il servizio non è tornato regolare e manca una previsione di Microsoft.
• Il guasto è nei server di Exchange Online. Microsoft non ha indicato la causa di fondo e scrive di non avere notizia di un attacco.
• In azienda la configurazione non si tocca, le urgenze passano da un canale di riserva, il personale va avvisato sui messaggi sospetti e gli orari vanno segnati.
• Durante il guasto possono non funzionare anche alcuni controlli di sicurezza della posta.
• Il credito sul canone si chiede a Microsoft entro il 31 dicembre 2026.
• Il piano per il prossimo fermo si scrive appena la posta riparte.

Domande frequenti

Il blocco di Outlook riguarda anche l’Italia?

Sì. L’avviso di Microsoft vale per gli utenti di ogni parte del mondo e venerdì mattina, quando in Europa hanno riaperto gli uffici, il guasto era ancora in corso. Le segnalazioni arrivate dall’Italia sono però una piccola parte del totale: le testate che hanno consultato Downdetector ne riferiscono da oltre mille a oltre duemila, a fronte di un picco mondiale oltre le 130.000.

Quando tornerà regolare la posta?

Una data Microsoft non l’ha indicata. Venerdì mattina ha segnalato server più stabili dopo una correzione e ha cominciato a estenderla, a partire dalle regioni del mondo in orario di lavoro. Giovedì notte aveva avvertito che il rientro può essere graduale: i programmi di posta si ricollegano un po’ alla volta.

Le email inviate durante il blocco sono andate perse?

Microsoft parla di consegne che possono subire ritardi e finora non ha segnalato messaggi persi. Una garanzia però non c’è. Per i messaggi che contano conviene farsi confermare la ricezione dal destinatario.

Conviene spostare la posta su un altro fornitore?

Una scelta così non si fa a guasto in corso. I fermi capitano a ogni fornitore. Quello che un’azienda può fissare subito è il modo di lavorare quando la posta manca: un canale di riserva, i contatti a portata di mano e compiti chiari.

Chi deve chiedere il credito a Microsoft?

Il cliente. La richiesta del credito va presentata all’assistenza, con gli orari del fermo, gli utenti coinvolti e gli errori rilevati, entro la fine del mese successivo a quello del guasto.

Preparare un’azienda ai giorni in cui un servizio essenziale si ferma, per un attacco o per il guasto di un fornitore, è il lavoro della Cybersecurity Division di Strategic. Il percorso è descritto nella pagina sulla gestione di un incidente informatico.