ChatGPT o Claude in ufficio: scegliere e preparare le persone

Tra ChatGPT e Claude non serve una classifica. Per il lavoro d’ufficio tutti e due scrivono, riassumono e leggono documenti lunghi. La differenza che conta per un’azienda sta altrove. Sta nel contratto, nella strada che fanno i dati e nelle regole d’uso. Per questo si decidono prima queste cose, e solo dopo lo strumento. Poi si preparano le persone, ufficio per ufficio. Se l’azienda usa tutti e due, le regole sono le stesse.

Perché non partire dalla classifica?

Le classifiche dei modelli cambiano nel giro di pochi mesi. Escono versioni nuove, quelle vecchie vengono ritirate, i prezzi cambiano. Un confronto fatto oggi dice poco su quello che l’azienda userà tra un anno.

Le prove pubbliche misurano compiti generici. Non dicono come lo strumento lavora sui contratti dell’ufficio acquisti o sulle estrazioni del gestionale. E non dicono nulla sulle condizioni d’uso, cioè sulla parte che l’azienda firma.

Quello che dura è altro. Sono le decisioni su quali documenti si possono usare, su chi gestisce gli account e su chi rilegge un testo prima che esca dall’azienda. Valgono per qualunque strumento.

Scenario tipico. In un’azienda alcuni uffici usano ChatGPT con account personali. Altri hanno provato Claude. La direzione vuole fare ordine e chiede una prova di confronto. Dopo qualche settimana arrivano due relazioni, e ognuna loda lo strumento che ha provato. Nessuna dice dove sono finiti i contratti dei clienti che gli uffici avevano già incollato nelle conversazioni. La domanda giusta era quella.

Che cosa si decide prima dello strumento?

Si decidono tre cose, in quest’ordine.

• Il contratto. Quale versione si usa e a quali condizioni. Dove vengono trattati i dati e per quanto tempo restano conservati. Che cosa succede quando si esce. Le clausole da guardare sono descritte nella guida sul contratto con un fornitore di intelligenza artificiale.
• I dati. Quali documenti possono entrare nello strumento, e quali solo dopo averli resi anonimi. Contratti con i clienti, dati del personale, numeri di bilancio non ancora pubblici e progetti tecnici di solito richiedono una scelta precisa. Basta un elenco semplice, con il tipo di documento e la regola accanto.
• Le regole d’uso. Chi usa lo strumento, per quali lavori, chi rilegge prima che un testo esca, dove si annotano le istruzioni che funzionano. Bastano poche pagine, scritte per tutti. Regole d’uso e registro dei sistemi AI sono la parte di governo dell’AI in azienda.

Lo strumento si sceglie dopo. Spesso la scelta diventa più semplice, perché le versioni che non rispettano le condizioni fissate restano fuori da sole.

Versione personale o aziendale: che cosa cambia?

Tutti e due i fornitori offrono versioni personali e versioni per le organizzazioni. Le condizioni non sono le stesse. Per i documenti di lavoro questa differenza pesa più di qualunque classifica.

• Chi gestisce gli account. Nella versione aziendale gli account li gestisce un amministratore. Sa chi usa lo strumento e può togliere l’accesso quando una persona lascia l’azienda. Con un account personale le conversazioni restano alla persona, anche dopo che se ne è andata.
• L’addestramento dei modelli. Per le versioni aziendali, tutti e due i fornitori dichiarano di non usare i contenuti dei clienti per addestrare i modelli. Anthropic lo scrive nei termini commerciali. OpenAI scrive che non usa per l’addestramento i dati delle versioni aziendali, a meno che il cliente non scelga di permetterlo. Nelle versioni personali invece dipende da un’impostazione dell’account. Per Claude, dal 2025 chi usa una versione personale sceglie se permetterlo. Se lo permette, i dati possono restare conservati fino a cinque anni. Per ChatGPT l’impostazione si trova nei controlli dei dati.
• Le funzioni accese. A seconda della versione, l’amministratore può accendere o spegnere alcune funzioni. Tra queste ci sono la condivisione delle conversazioni con un link, i collegamenti con posta e archivi e la memoria tra una conversazione e l’altra. Quali funzioni restano accese è una decisione da prendere e da scrivere.

Le condizioni cambiano nel tempo. Conviene leggerle il giorno della scelta e conservarne una copia, con la data.

Chi decide?

Non decide ogni ufficio per conto suo, e nemmeno solo l’IT. La scelta tocca il contratto, i dati e il lavoro di ogni giorno. Per questo servono più persone, ognuna con una parte chiara.

Chi	Che cosa decide
Direzione	Se adottare lo strumento, per quali lavori e con quale versione
IT	Account, accessi, impostazioni e collegamenti con gli altri sistemi
Protezione dei dati (DPO, dove c’è)	Quali dati possono entrare, e con quali cautele
Legale e acquisti	Le condizioni del contratto e la copia dei termini accettati
Responsabile di ogni ufficio	Le regole del reparto e chi rilegge prima che un testo esca

Serve anche un referente che tenga insieme il lavoro. Aggiorna l’elenco degli strumenti approvati, raccoglie le domande degli uffici e porta alla direzione i casi dubbi. Può essere una persona che lavora già in azienda, purché abbia il tempo e il mandato per farlo.

Se la scelta tra i due è ancora aperta, un parere esterno aiuta a leggere condizioni e contratti prima della firma. È il lavoro della nostra seconda opinione su progetti e fornitori AI. In quel servizio non proponiamo prodotti nostri.

Come si preparano le persone, ufficio per ufficio?

Un corso uguale per tutti serve a poco. Ogni ufficio lavora con documenti diversi e ha rischi diversi. Le basi però sono le stesse, e sono tre.

• Richieste chiare. Una buona richiesta dice il compito, il documento di partenza, per chi è il risultato e in che forma serve. «Riassumi questo contratto» dà una risposta generica. «Elenca durata, rinnovo e penali di questo contratto in una tabella, con il numero dell’articolo» dà una risposta che si può controllare.
• Controllo delle risposte. Lo strumento scrive bene anche quando sbaglia. Per questo ogni numero si ricontrolla sulla fonte e ogni clausola citata si ritrova nel documento. Nomi, date e importi si guardano uno per uno. Chi rilegge si decide prima, non dopo.
• Regole del reparto. Quali documenti si possono usare, e con quale versione dello strumento. Che cosa non si chiede allo strumento. Dove si salvano le istruzioni che funzionano, così le usano anche i colleghi.

Poi si lavora sulle attività vere di ogni ufficio. Ecco alcuni esempi.

• Commerciale. Si prepara la bozza di un’offerta partendo da quelle già fatte. Prezzi e condizioni si ricontrollano sul listino in vigore.
• Acquisti. Lo strumento cerca in un contratto lungo le clausole su durata, dati e uscita, e indica dove guardare. La decisione resta a chi firma.
• Amministrazione. Si mettono a confronto due estrazioni del gestionale. Ogni scostamento si ritrova nella fonte prima di usarlo.
• Ufficio tecnico. Lo strumento spiega in parole semplici un passaggio di un manuale. Prima si controlla che il manuale sia quello in vigore.
• Personale. Si riassumono per i colleghi comunicazioni interne e regolamenti. Le scelte sulle persone, a partire dai candidati, non si affidano allo strumento.
• Segreteria e direzione. Si prepara il riassunto di una riunione, con le cose da fare e chi le fa. Si rilegge sempre prima di girarlo.

Conviene partire da un solo ufficio, con lavori che si ripetono e documenti in ordine. Le regole scritte per il primo ufficio diventano la base per gli altri. Chi usa già lo strumento ogni giorno può passare a un livello avanzato, con istruzioni salvate, documenti lunghi e lavori in più passaggi.

E se in azienda si usano tutti e due?

Succede spesso. Un ufficio si trova meglio con uno, un altro con l’altro. Oppure due società dello stesso gruppo hanno fatto scelte diverse. Non è un problema, se le regole sono le stesse.

• Versione aziendale per tutti e due. Le condizioni di tutti e due si leggono e si conservano. Non se ne usa uno nella versione aziendale e l’altro in quella personale.
• Stessi dati ammessi. Un documento che non può entrare in uno non entra nemmeno nell’altro.
• Stesso controllo. Valgono le stesse regole per ricontrollare numeri e citazioni. Chi rilegge si decide allo stesso modo.
• Un solo elenco. Gli strumenti approvati stanno in un unico registro, con versione, uso previsto e responsabile.

Cambiano solo i passaggi pratici, per esempio dove si salvano le istruzioni, come si allega un documento o come si condivide una conversazione con un collega. Il corso spiega le regole una volta sola e fa esercitare le persone su tutti e due gli strumenti.

In sintesi

• Tra ChatGPT e Claude non c’è un vincitore valido per tutti. Le classifiche cambiano in fretta e dicono poco sul lavoro dell’ufficio.
• Prima si decidono contratto, dati ammessi e regole d’uso. Poi si sceglie lo strumento.
• Per i documenti di lavoro conviene la versione aziendale, con account gestiti e condizioni sull’addestramento lette e conservate.
• Decidono più persone, ognuna con la sua parte. Un referente tiene insieme il lavoro.
• Ogni ufficio impara a fare richieste chiare, a controllare le risposte e a seguire le regole del reparto, sulle proprie attività.
• Se si usano tutti e due gli strumenti, le regole sono le stesse.

Domande frequenti

Quale dei due scrive meglio?

Dipende dal lavoro e dalla versione, e cambia a ogni aggiornamento. Una prova sui documenti veri dell’ufficio dice di più di qualunque classifica. Va fatta con documenti ammessi dalle regole, non con quelli riservati.

Si può lasciare che ognuno usi il proprio account?

Per i documenti di lavoro è meglio di no. Le condizioni sono quelle della versione personale. L’azienda non sa che cosa entra nello strumento. Quando una persona se ne va, le conversazioni restano a lei.

Basta disattivare l’addestramento?

No, è solo una parte. Contano anche per quanto tempo restano conservati i dati, chi può leggerli, quali collegamenti sono accesi e come si esce dal contratto.

Serve un corso diverso per ChatGPT e per Claude?

No. Le regole, il modo di fare le richieste e il controllo delle risposte sono gli stessi. Cambiano alcuni passaggi pratici, che si provano su ciascuno strumento.

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Preparare gli uffici sullo strumento approvato, con i loro documenti e le loro regole, è il lavoro dei nostri corsi su ChatGPT e Claude per gli uffici. Vanno dal livello base a quello avanzato e si tengono a distanza o in presenza, con trasferte in tutta Italia. Se lo strumento non è ancora scelto, il corso parte dal contratto e dai dati.

ChatGPT è un marchio di OpenAI, Claude di Anthropic. Li nominiamo solo per indicare gli strumenti di cui si parla.

Fonti

Consultate il 21 ottobre 2026.

• Anthropic, Commercial Terms of Service
• Anthropic, Updates to Consumer Terms and Privacy Policy, 28 agosto 2025
• OpenAI, Enterprise privacy at OpenAI
• OpenAI Help Center, Data Controls FAQ