Company Brain · la knowledge base aziendale con l’AI
Una knowledge base aziendale che si interroga a parole, da ogni reparto e da ogni sede: procedure, manuali, contratti e dati del gestionale. Accanto a ogni risposta ci sono documento, revisione e data, e ciascuno vede solo ciò che il suo ruolo consente.
01 · copia il link alla sezioneLa situazione
In un’azienda con più reparti e più sedi le informazioni non mancano: sono sparse.
Le procedure stanno nel sistema documentale, le istruzioni sull’intranet, le decisioni nelle email, i numeri nel gestionale.
Il costo si vede ogni giorno: l’offerta si rifà da zero perché quella simile non salta fuori, due sedi applicano versioni diverse della stessa istruzione, l’assistenza interna risponde ogni settimana alle stesse domande.
Un altro motore di ricerca non basta: restituisce elenchi di file, non risposte. Serve decidere quali fonti contano, tenerle aggiornate e renderle interrogabili a parole, con regole di accesso chiare.
02 · copia il link alla sezioneCome funziona
È un assistente di intelligenza artificiale che risponde usando solo le fonti approvate dall’azienda, rispetta i permessi di chi chiede e registra ogni consultazione.
La tecnica si chiama RAG: a ogni domanda il sistema cerca i passaggi utili tra i documenti autorizzati, e l’assistente risponde partendo da quelli e citandoli. I documenti dell’azienda non servono ad addestrare il modello.
Dati dove decide l’azienda: luogo e fornitori messi per iscritto nel progetto.
Dalle fonti alla risposta
03 · copia il link alla sezioneIl primo reparto
Da uno solo: quello con domande frequenti, documenti in buono stato e una persona disposta a risponderne. Gli altri arrivano dopo, con un metodo già provato.
Il reparto giusto ha domande ricorrenti, documenti digitali con un proprietario, pochi dati personali e un referente con tempo da dedicare.
04 · copia il link alla sezioneIl metodo
Un reparto alla volta, con criteri scritti prima e verificati alla consegna.
Da quale reparto partire e chi coinvolgere: IT, sicurezza, protezione dei dati.
Quali documenti esistono, in che stato, chi deve consultarli.
Alla consegna il reparto controlla le risposte su domande preparate prima, e si prova ogni profilo di accesso.
Un reparto alla volta, con gli stessi criteri.
Al team interno con la documentazione, oppure a Strategic, con tempi e condizioni di assistenza scritti nel contratto.
05 · copia il link alla sezioneRiservatezza
Permessi, conservazione e fornitori si decidono con l’IT, la sicurezza e il responsabile della protezione dei dati (DPO), e si mettono per iscritto prima di cominciare.
Aggiornato il 16 settembre 2026
Esempio illustrativo, non riguarda un cliente reale. Nel primo progetto i documenti del personale restano fuori per tutti.
| Ruolo · Fonte | Procedure di qualità | Manuali tecnici | Contratti con i fornitori | Gestionale: ordini | Documenti del personale |
|---|---|---|---|---|---|
| Qualità | sì | sì | solo le clausole di qualità | sì | no |
| Assistenza tecnica | sì | sì | no | solo le commesse assegnate | no |
| Acquisti | sì | no | sì | sì | no |
| Direzione di stabilimento | sì | sì | sì | sì | no |
Vale il GDPR, che chiede di limitare i dati allo scopo e, se il rischio è alto, una valutazione d’impatto. L’assistente si presenta come AI (AI Act, dal 2 agosto 2026). Il registro riguarda anche chi lavora: in Italia va valutato con i legali lo Statuto dei lavoratori (art. 4); a San Marino vale la Legge 171/2018. Il calendario completo con le fonti
Informazioni generali, non parere legale: il singolo progetto si valuta con il DPO e i legali dell’azienda.
06 · copia il link alla sezioneDati e azioni
«Quali non conformità sono aperte su questo fornitore, e che cosa prevede la procedura?» Per rispondere servono un dato del gestionale e un passaggio del manuale.
I dati del gestionale (ERP) e dei database Oracle si leggono senza poterli modificare, attraverso accessi preparati da chi conosce quei database e attento a non rallentarli.
Quando una risposta deve diventare un’azione, come una richiesta d’acquisto, entra in gioco un agente AI: prepara l’operazione, una persona la approva, il sistema la esegue e la registra.
07 · copia il link alla sezioneSicurezza
Un assistente che consulta gli archivi è una nuova porta d’accesso ai dati. Prima dell’avvio lo si mette alla prova su quattro domande:
08 · copia il link alla sezioneNel tempo
Le risposte restano buone se qualcuno cura le fonti dopo la consegna. Per questo si decide subito chi ne risponde.
09 · copia il link alla sezioneStrategic Labs
La stessa conoscenza, curata una volta, serve persone diverse.
Verso l’esterno vanno solo contenuti approvati per l’esterno, e ogni assistente si presenta come AI. Sono strumenti di Strategic (Kristina Reply è distribuito da Strategic): quando rientrano tra le opzioni lo dichiariamo e li confrontiamo con le alternative.
AI
Le fonti approvate, con permessi e registro.
AI
Consulta con i permessi del proprio ruolo.
10 · copia il link alla sezionePrincipi
Un archivio si ordina una volta. La conoscenza di un’organizzazione si cura ogni giorno.
11 · copia il link alla sezioneDomande frequenti
12 · copia il link alla sezioneOsservatorio
Analisi e guide della Redazione Strategic.
Collegato a posta, archivi e gestionale, un assistente AI trova tutto ciò che i permessi lasciano aperto. Le regole su accessi, registri e percorso dei dati da fissare prima dell’avvio.
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13 · copia il link alla sezioneContatto
Qualche riga basta: il reparto da cui partireste, dove stanno oggi i documenti, chi segue il tema per l’IT. Rispondiamo per email, di norma entro due giorni lavorativi.
Nel modulo non vanno inseriti documenti o dati riservati.
Oppure scriveteci:WhatsAppstaff@strategic.sm
Su WhatsApp risponde un assistente AI di Strategic. Non va usato per informazioni riservate.
